Hallo liebe Filmkolleginnen und -kollegen,
heute thematisiere ich drei sehr wichtige Punkte, die in der Verwaltung anfallen wenn Ihr einen Film produzieren wollt oder Euch schon in der Vorbereitung befindet.
Jaaa, der ganze Papierkram ist langweilig und lästig, denn schließlich will man einen Film auf die Beine stellen, aber Ihr dürft dabei nicht außer Acht lassen: Wenn man eine Firma gründet, also in Eurem Fall eine Filmproduktionsfirma ist man in erster Linie ein Kaufmann bzw. eine Kauffrau und gute Kaufleute wissen darüber Bescheid was alles gemacht zu sein hat und welche Gesetze man zu befolgen hat, damit Euer Unternehmen erfolgreich wird und es auch bleibt.
Also legen wir los.
Wie bereits erwähnt sind es drei Punkte die ich auflisten werde von denen ich der Meinung bin, dass diese sehr wichtig sind. Bitte beachtet hierbei, dass es sich nur um einen kleinen Teil handelt von dem was man so wissen sollte. Aber nachdem Ihr das durchgelesen habt, habt Ihr schon Mal den ersten Block bewältigt.
Los geht’s:
Thema Nr 1: Die Umsatzsteuervoranmeldung
Sobald Ihr Euer Unternehmen mittels Gewerbeschein angemeldet habt, müsst ihr dem Finanzamt regelmäßig melden was Ihr für Umsätze generiert habt, damit diese entsprechend versteuert werden. Dies wird im Voraus für das kommende Jahr geschätzt. Deswegen heißt es Umsatzsteuervoranmeldung.
Um die Steuerlast auf Euren Umsatz zu minimieren, könnt ihr die bereits ausgegebene Mehrwertsteuer dazu geltend machen.
Das nennt sich dann Vorsteuerabzug.
Jetzt stellt sich natürlich die Frage: Wie oft habe ich das zu machen?
Im Jahr Eurer Gründung müsst Ihr diese monatlich tätigen.
Wie mache ich das? Dies geschieht immer über das Elsterformular.
Hier gebt ihr jeden Monat Eure Umsätze ein und auch die abzuziehende Vorsteuer. Diese steht immer gesondert auf den Belegen.
Am Anfang hat man eher weniger Umsätze und mehr Ausgaben und so kann man sich einiges an Steuern wieder zurückholen.
Wichtig!!! Diese Meldung an das Finanzamt hat monatlich bis zum 10. zu erfolgen.
Tut ihr dies nicht, bekommt ihr zuerst eine und dann eine weitere Erinnerung/Mahnung vom Finanzamt und irgendwann müsst ihr dann auch Verspätungszuschläge bezahlen und wenn ihr dass dann immer noch nicht macht, können dann Zwangsgelder folgen.
Also, das kann teuer werden und von daher, tätigt bitte immer schön brav die monatliche Umsatzsteuervoranmeldung. Zumal man ja am Anfang immer ein bisschen Geld zurück bekommt.
Thema Nr. 2: Buchführung
Ja, ja die langweilige Buchführung.
Wenn Ihr Fördergelder erhaltet seid Ihr aufgefordert eine Buchführung zu tätigen, da ihr von der jeweiligen Länderförderung verpflichtet seid Eure Bücher von einem Wirtschaftsprüfer einsehen zu lassen. Er muss Euch einen Stempel/ein Testat geben, dass die Gelder die ihr erhalten habt eben nicht unterschlagen wurden, sondern ordnungsgemäß für die Produktion des Filmes eingesetzt wurden.
Wie kann der Wirtschaftsprüfer das sehen? Wie kann er wissen, wo das Geld was ihr bekommen habt hingeflossen ist?
Eben indem ihr eine ordnungsgemäße Buchführung tätigt.
Wie mache ich das?
Buchführung per se ist kein leichtes Thema. Wenn Ihr darin nicht ausgebildet seid, dann empfehle ich Euch:
1) Entweder ihr eignet Euch das Wissen autodidaktisch selbst an oder
2) Ihr besorgt Euch für die Dauer Eures Projekts einen Buchhalter/Filmgeschäftsführer
Zu Punkt 1: Die Buchführung ist wie gesagt kein leichtes Thema. Hier gibt es viel zu Wissen und zu Lernen. Sich dieses Wissen anzueignen wird Euch viel Zeit und Anstrengung abverlangen und das während Ihr noch viele andere Dinge zu bewerkstelligen habt, um Euer Projekt voranzubringen und um auch möglichst erfolgreich zu werden.
Außerdem ist ein Geschäftsführer nicht dafür da alles zu Wissen. Dafür hat er seine Leute auf die er sich verlassen kann und die ihm regelmäßig Bericht erstatten wie der Stand der Dinge ist.
Von daher geht meine Empfehlung in die Richtung: Euch für die Dauer Eures Projekts einen Buchhalter/Filmgeschäftsführer zu besorgen.
Thema Nr. 3: Kosten der Buchführung
Jetzt weiß ich dass ich einen Buchhalter benötige und frage mich nun, wo ich einen herbekomme.
Auch hier sortieren wir von vorne:
1) Die Aufgaben die beim Film anfallen, kann theoretisch jeder Buchhalter erledigen. Allerdings ist hier das Thema: Keiner – soweit ich weiß- arbeitet mit dem Filmprogramm Sesam. Außerhalb der Filmbranche sind andere Softwareprogramme wie DATEV, SAGE oder Agenda üblich. Aber kein Sesam. Somit hättet ihr bei einem Nicht-Filmbuchhalter eben nicht diese Positionen, wie ihr sie beim Sesam habt. Aber wiederrum kann man die Daten vom Sesam ins DATEV z.B. exportieren, sollte mal z.B. ein Steuerberater oder Wirtschaftsprüfer die Buchhaltung einsehen wollen. Somit empfehle ich hier mit Sesam zu arbeiten.
2) Ich engagiere ein Buchhaltungsbüro dass sich auf Filmgeschäftsführung spezialisiert hat. Geht! Ist möglich! Eine Lösung! Hier empfehle ich Euch jedoch auf Euer Netzwerk zurückzugreifen und Euch umzuhören wer schon mit diesem FGF-Büro gearbeitet hat und was ihr davon gehört habt.
Also mein Ratschlag ist somit:
Greift auf Euer Netzwerk zurück und hört auf Empfehlungen.
Denn sollte was nicht gut laufen, dann habt ihr richtig Spaß. Einen Buchhalter während eines Filmprojekts zu wechseln bedeutet immer Chaos, Anstrengung und auch Mehrkosten. Andererseits mit einem Buchhalter weiter zu arbeiten, der nicht zuverlässig und nicht zeitgerecht alle Erledigungen durchführt, macht der Firma nur Ärger und kostet Geld, wenn dann eben z.B. das Finanzamt mit Vollstreckungsbescheiden kommt und Gagen nicht rechtzeitig an das Team abgeführt werden. Also hier empfehle ich Euch: Augen auf beim FGF-EINKAUF!!!
3) Die nächste Alternative wäre:
einen Buchhalter für die Dauer des Projekts einzustellen.
Welche Vorteile hat dies? Zunächst laufen alle Daten, die eingegeben werden in den Programmen über Eure Lizenz. Das heißt, selbst wenn das Projekt rum ist, liegen alle Daten noch immer schön bei Euch und ihr könnt das prima Einsehen. Bei einer angestellten Person habt ihr mehr Übersicht und Kontrolle über das was geschieht und wie die Person arbeitet. Ihr habt in der Summe einfach mehr Nähe zur Buchhaltung und somit eben mehr Kontrolle und Einfluss.
Nachteile sind dann: Ihr müsst das Sesam Fibu und Lohn selbst besorgen, was einen Kostenpunkt von mehreren Tausend Euro ausmacht. Dies ist aber meines Erachtens eine ohnehin wichtige Investition. Denn solltet Ihr Euch doch für einen selbstständigen Buchhalter entscheiden und solltet die Zusammenarbeit dann doch mittendrin beendet werden, habt ihr es leichter mit dem Übergang. Das Buchhaltungsbüro übermittelt Euch die Daten und ihr könnt dann in Euren Buchhaltungsprogrammen daran ansetzen und weiter arbeiten oder eben weiterarbeiten lassen.
Somit ist hier meine Empfehlung:
Kalkuliert die Kosten für das Sesam-FIBU und dem Lohnprogramm mit ein und kauft es.
(Anmerkung: Nein ich bekomme hierfür keine Provision von der Sesam Software GmbH. Es ist einfach so dass Sesam nahezu eine Monopolstellung auf dem Filmmarkt hat).
Dann ist es natürlich auch so, dass eine angestellte Person Anspruch auf Urlaub hat und auch mal krank werden kann und ihr als Arbeitgeber weiterhin finanziell dafür aufkommen müsst. Aber das sehe ich persönlich nicht so dramatisch. Denn meiner Erfahrung nach wollen die meisten Leute ihre Arbeit gut und souverän erledigen. Selbst wenn mal jemand krank wird, ist das meistens nur für ein paar Tage und dann bekommt man vom Staat auch sogar ein paar Euros zurückerstattet. Von daher sehe ich das jetzt nicht als sehr schädigend an für das Projekt, geschweige denn für die Firma.
Schwarze Schafe gibt es immer, die das System missbrauchen. Aber die überwiegende Mehrheit verhält sich nicht so und wer kein Risiko im Leben eingehen möchte, sollte auch kein Unternehmer werden.
Ich sehe eher einen weiteren großen Nachteil darin, dass Ihr eventuell niemanden finden werdet.
Besonders am Anfang könnt Ihr nicht dauerhaft jemanden einstellen und innerhalb einer Befristung jemanden einzustellen sehe ich als die große Hürde. Angestellte möchten in der Regel Sicherheit und langfristige Planung. Sie wollen mit ihrem regelmäßigen Einkommen planen und sich möglichst EINMAL auf die Suche nach einer guten Stelle begeben und dann dort auch bleiben. Alle 6-7 Monate sich erneut auf Jobsuche zu begeben ist für einen Freiberufler ganz normaler Alltag, aber nicht für Personen die das Angestelltenverhältnis anstreben. Von daher sehe ich hier das größte Problem überhaupt jemanden zu finden.
Also fassen wir zusammen:
Was gibt es bei der Produktion eines Filmes zu beachten?
1) Die regelmäßige Umsatzsteuervoranmeldung ist zu tätigen. Sonst gibt es Schimpfe vom Finanzamt.
2) Ihr müsst Euch darüber im Klaren sein, dass ihr einen Buchhalter/eine FGF benötigt und müsst dann entscheiden ob Ihr diese einstellen oder beauftragen wollt. (Natürlich ist diese Entscheidung nicht dauerhaft verbindlich. Wenn man mal einige negative Erfahrungen gesammelt hat, kann man gerne auch auf die andere Variante umschwenken. Aber man sollte schon anfangs eine Zielrichtung einschlagen).
3) Ihr solltet Euch unabhängig davon die zwei Sesam-Programme: Fibu und Lohn zulegen und diese auch in der Kalkulation berücksichtigen.
So! Das war es für’s Erste.
Ich wünsche Euch viel Erfolg beim Produzieren und wir sehen uns beim nächsten FFM-Blog.
Lasst es Euch gut gehen.
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