1. Einleitung
In einem Seminar welches ich zum Thema Buchhaltung für Filmproduzenten gehalten habe kam die Frage aus der Gruppe ob bei Rechnungen die man stellt immer darauf achten muss ob die Nummern fortlaufend sind.
Nach §14 UStG ist man als Unternehmer verpflichtet bei seinen Rechnungen auf eine fortlaufende Rechnungsnummer zu achten. Doch warum ist das neben der gesetzlichen Pflicht ohnehin so wichtig auf eine fortlaufende Rechnungsnummer zu achten?
2. Die Wichtigkeit der fortlaufenden Rechnungsnummern bei Filmproduktionen
Filmproduktionen sind oft komplexe Unternehmen mit vielen Beteiligten und zahlreichen Ausgabenposten.
Eine klare Strukturierung der Rechnungen kann hierbei helfen, den Überblick zu behalten und Fehler bei der Abrechnung zu vermeiden.
Zudem können fortlaufende Rechnungsnummern auch dazu beitragen Vertrauen bei Kunden aufzubauen – sie signalisieren Professionalität und Seriosität im Geschäftsverkehr.
Insgesamt gibt es also viele gute Gründe dafür, dass Filmproduktionen auf eine klare Strukturierung ihrer Rechnungen achten sollten – angefangenen von einer leichteren Buchhaltung bis hin zur Erfüllung gesetzlicher Anforderungen sowie dem Aufbau von Vertrauen gegenüber Kunden.
Eine gut strukturierte Rechnung ist außerdem ein wichtiger Bestandteil der Kundenkommunikation. Sie gibt dem Kunden einen klaren Überblick über die erbrachten Leistungen und deren Kosten.
Eine übersichtliche Aufstellung von diversen Positionen ermöglicht es dem Kunden auch nachvollziehen zu können, welche Arbeiten durchgeführt wurden.
Darüber hinaus kann eine detaillierte Auflistung von Zusatzleistungen wie zum Beispiel Musikrechten oder Lizenzen für Stockmaterialien dazu beitragen Missverständnisse im Nachhinein zu vermeiden.
Insgesamt gilt also: Je klarer und transparenter eine Rechnung gestaltet ist, desto besser sind die Chancen auf zufriedene Kunden und erfolgreiche Geschäftsbeziehungen.
3. Beispiele für fortlaufende Rechnungsnummern
In der Gestaltung der Rechnungsnummer ist jeder Rechnungssteller frei.
Hier folgen ein paar Beispiele:
Der Klassiker ist es mit der Nummer 1 zu beginnen und dann das Jahr dahinter zu schreiben: 1/23; 2/23 oder: 01/2023 oder: RE-0123. Mit dem Jahreswechsel beginnt die Zählung von vorne: 1/24....
Mit einem Buchstaben der Firma zugeordnet. Für das ZDF: 01/23-Z,
Einfach hinaufzählen: 1,2,3,4 usw. auch jahresübergreifend
Das Kürzel der eigenen Firma und dann hinaufzählen: z.B. FI- (für Filmproduktion) 01/23, FI-02/23,
Der Monat und das Kürzel vom Projektnamen: Beispiel: März, Projekt: "Am Ende des Weges". 03-AEDW-23, 04-AEDW-23
Oder ganz frei von 1.000 an hinaufzählen. (Damit man nicht erkennen kann die wievielte Rechnung das ist) 1000, 1001, 1002.
Große Frage:
Da ich immer für mehrere Mandanten parallel arbeite habe ich für jeden einzelnen Mandanten eine eigene fortlaufende Rechnungsnummer erstellt.
Grund: Da ich manchmal auch Rechnungen parallel erstelle war es für mich übersichtlicher und strukturierter die vorherige Rechnung vom jeweiligen Mandanten aufzurufen und einfach die letzte Nummer zu ändern und hinaufzuzählen.
Beispiel: Filmproduktion 1: 7000_23 für den Monat März, 7001_23 für den Monat April
Filmproduktion 2: 8000_23 für den Monat März, 8001 für den Monat April usw.
War eine Zusammenarbeit mit einem Mandanten beendet habe ich diese Nummer dann übernommen:
Filmfirma 1: 1000_23 für den Monat März
Filmfirma 2: 1001_23 für den Monat April
Und nun die große Frage hier:
Sind die Bedingungen einer fortlaufenden Rechnungsnummer nach §14UStG hiermit erfüllt oder nicht?
Ich würde sagen, ja. :-)
Letztendlich wird das ein Prüfer entscheiden.