Hallo liebe FilmproduzentInnen und -produzenten,
hallo liebe KollegInnen und Kollegen der Filmbuchhaltung,
in diesem kurzen Aufsatz geht es um dem Umgang mit Bewirtungsbelegen und auf was man wirklich sehr akribisch zu achten hat.
Was versteht man unter einer Bewirtung?
Bewirtungen finden immer mit einer Person statt, die kein Angestellter der eigenen Firma ist. Es handelt sich immer um Geschäftspartner*Innen oder um eine Person, mit der man eine geschäftliche Beziehung aufbauen möchte.
Für eine Bewirtung muss ein Anlass gegeben sein. Von daher genügt es nicht auf dem Bewirtungsbeleg lediglich Projektbesprechung zu schreiben. Sondern richtig wäre, z.B:
Drehbuchbesprechung für das Projekt: "Der Torbogen"
Der Anlass der Bewirtung muss spezifisch definiert sein.
Somit muss auf dem Bewirtungsbeleg immer stehen:
* Wer wurde bewirtet?
* Zu welchem Anlass wurde bewirtet?
Bewirtungsbelege unterliegen der 70 zu 30-Regelung
Was heißt das?
Das bedeutet, dass lediglich 70% der gesamten Ausgaben als Betriebsausgabe in die Firma eingebracht werden können.
30% sind als nicht abzugsfähige Betriebsausgaben zu buchen.
Bewirtungen bei Filmproduktionen werden von Prüfern sehr gerne unter die Lupe genommen. Deswegen empfehle ich hier als Filmproduzent*In sich beim eigenen Buchhalter*In bzw. Steuerberater*In rückzuversichern, ob die 70/30-Regelung auch wirklich eingehalten wird.
Das heißt: Lasst Euch das direkt in der Buchhaltungssoftware aufzeigen und erklären.
Sonst kann es nachträglich sehr teuer werden.
Wie kann ich das in der Buchhaltung erkennen, dass die Aufteilung wirklich stattgefunden hat?
Die Trennung findet immer auf zwei verschiedenen Konten statt. Diese haben auch verschiedene Definitionen. Ich schreibe immer: Bewirtung 70% und Bewirtung 30%.
Es geht auch: abzugsfähige und nicht abzugsfähige Bewirtungskosten.
Das heißt schon daran erkennt man ob diese Trennung durchgeführt wurde.
Als nächsten Schritt dient zur Kontrolle ein einmaliges Nachrechnen.
Das bedeutet: Die beiden Konten ins Verhältnis 70 zu 30 setzen. Wenn dann die Zahlen mit dem jeweiligen Saldo in der Auswertung übereinstimmen, dann weiß man dass die Aufteilung richtig gebucht wurde.
Wie rechne ich das nach?
Beispiel: Das Konto Bewirtung 70% weist ein Saldo von 700,00 € auf.
Ich rechne ganz regulär im Dreisatz: 700 € / 0,7 * 0,3 = 300,00 €.
Wenn auf dem Konto Bewirtung 30% nun auch im Saldo 300,00 € stehen, dann weißt Du dass die Aufteilung richtig vorgenommen wurde. Wenn der Prüfer sich dass dann anschaut, dann sieht er sofort dass Deine Buchhaltung ordentlich und sauber ist und hat schon gleich einen guten Eindruck gewonnen.